皆さまの職場では、何らかの効率化したい作業や定型業務・ルーティンワークがあることでしょう。「できればシステム化したいが、費用対効果を考えるとなかなか踏み切れない」このような悩みをお持ちの方も、多いのではないでしょうか。これまでは投資を行ってシステム化するか、人力に頼るかの2択でした。
しかし現在では、業務担当者が自ら必要とするツールを作成し、効率化を図ることが可能となっています。Microsoftは業務を効率化するサービスを「Power Platform」としてまとめ、提供しています。
本記事ではPower Platformの機能とメリットについて、詳しく解説していきます。業務効率化をお考えのご担当者様は、ぜひお読みください。
Power Platformとはなにか
Power PlatformはMicrosoftが提供する、業務を効率化する法人向けクラウドサービスです。主な特徴は、以下の4点です。
- プログラミング無しで、データ解析や業務効率化に役立つツールを作成できる
- 場所とデバイスにしばられず、どこからでも様々な端末で利用ができる
- クラウドサービスであるため初期投資が不要で手軽に利用開始でき、少額での利用も可能。セキュリティ確保にも優れている
- コネクタを使う事で、様々な外部システムと連携可能
上記の通り、ITエンジニアでない方でも日々の業務をスムーズかつスピーディーに行える仕組みづくりが可能です。
Power Platformを構成する4つの機能
Power Platformは、以下に挙げる4つの機能で構成されています。それぞれの機能について、順に解説します。
- Power BI
- Power Apps
- Power Automate
- Power Virtual Agents
① Power BIはデータを分析してグラフ化し、見やすくするツール
Power BIはデータを分析し、グラフやダッシュボードなどを活用して可視化するツールです。Excelが使える方ならば、誰でも活用できることはメリットの一つ。Dynamics 365やExcel、Salesforceなど、さまざまな種類のデータにアクセスできます。
一方でPower BIはクラウドを活用したツールですから、どこからでもアクセス可能。スマートフォンなどモバイル端末からもアクセスでき、迅速に意思決定を行えます。また複数人による共同作業も可能。もうExcelのように似た名称のファイルがたくさん作成され、「どれが最新なのか」と悩む必要はありません。
詳細は「データのグラフ化をExcelからPower BIへ。Power BIをおすすめする理由」記事もご参照ください。
② Power AppsならITエンジニアでなくても、業務改善に役立つツールを作成できる
Power Appsはプログラミングスキルがない方でも、業務効率化に役立つツールを作成できる機能です。汎用的に使えるため、業種や業務内容を問わないことが特徴。Officeを使える方なら、ドラッグ＆ドロップの操作で手軽にツールを作成可能。時間と費用をかけてITベンダーに依頼することなく、業務に必要なツールをスピーディーに作成し、効率化や生産性の向上につなげられることが強みです。
Power Appsの詳細については、「PowerAppsを用いた業務アプリケーション作成のメリット」 「PowerAppsでのアプリ作成を成功させるポイント」記事もご参照ください。
③ Power Automateで作業を自動化し、単純作業から解放される
Power Automateは、ルーティンワークなど操作方法や処理方法が決まっている作業を記憶し、自動で実行する機能です。代表的な項目には、以下のものが挙げられます。
- メールの送受信や、添付ファイルの自動保存
- 従業員に必要な手続きのフォームを作成し、入力していない方に自動でリマインドメールを送る
- ファイル操作の自動化
- 他のシステムと連携する
これにより単純作業から解放され、貴重な人材を他の仕事に割り当てられることが特徴です。
なおWindows 10ユーザーの場合は、2021年3月から無償で「Power Automate Desktop」を利用できるようになりました。これにより、気軽に自動化ツールを試すことが可能です。但し有料プランを契約していない場合は、作成した機器およびアカウントに限って使える点に注意が必要です。
④ Power Virtual Agentsでチャットボットを作成。人材の有効活用とサービス向上を両立
Power Virtual Agentsの活用によりコーディングを行うことなく、画面の操作でチャットボットを作成できます。これにより問い合わせにかかる人手を減らし人材を有効活用できるとともに、24時間対応などサービスの向上も可能です。プログラミングの知識がなくてもチャットボットを作成できる点も、メリットに挙げられます。
Power Virtual Agentsには、WebアプリとTeams内アプリの2種類があります。顧客向けや複雑なチャットボットを作成したい場合はWebアプリを、組織内メンバーが使用する場合はTeams内アプリがおすすめです。
Power Platformを活用するメリット
ここまでPower Platform、および構成する4つの機能を紹介しました。Power Platformの活用には、４つのメリットがあります。それぞれどのようなメリットがあるか、詳しく確認していきましょう。
（１）スピーディーかつ正確な意思決定が可能。ビジネスチャンスを逃さない
Power Platformの活用により、以下のメリットが得られます。
- Officeを使える方なら、事業部門が必要とするプロダクトを迅速に作成できる
- タブレット端末などを活用し、顧客と対話しながら情報を確認・入力できる
- 外出先でも、社内の情報にアクセス可できる
これまでは「新しいアプリをIT部門やベンダーに作ってもらうため、期間がかかる」「打ち合わせで出た不明点は、社内にある自分のデスクで確認しなければならない」といった、ビジネスの円滑な遂行を妨げる課題がありました。しかしPower Platformの活用により、これらの課題を解決できます。顧客の求めるスピードに対応でき、ビジネスチャンスを逃さないことは大きなメリットです。
（２）セキュリティ対策も万全
Power Platformは、Microsoftが提供するサービスです。Microsoftのクラウドサービスで集中管理しているため「データが消失した」「ウイルスに感染してしまった」といった、セキュリティに関する心配はいりません。
これはExcelをはじめとしたデスクトップ用ソフトウェアと大きく異なる点です。デスクトップ用ソフトウェアの管理は、利用者に任されるもの。なかにはコンピューターウイルスに感染し、共用のExcelファイルに広げてしまうかもしれません。このような事態を防げることも、Power Platformのメリットです。
（３）ライセンス費用が明快
Power Platformを構成する4つの機能は、ライセンス費用が明快という点が特徴です。これは、契約した人数やセッション数によって月々課金されるサービスであるためです。
もちろん機能をたくさん使う場合や利用者数が多い場合、月々の費用はかさみます。一方で利用範囲を定める事でランニングコストを抑えることも可能です。必要な機能に絞って導入することで、コストを抑える方法も選べます。
またPower AppsとPower Automateは、一部機能を除き、Dynamics 365やOffice 365のライセンスでも使えます。搭載されている内容で貴社や担当者の目的が達成できれば、追加費用なしで済む点もうれしいポイントといえるでしょう。
事前にじっくり機能を確認し、貴社の目的に適合するかチェックが可能ですので、導入後に想定していた使い方ができず、せっかくの費用と検討した時間を無駄にする事態を避けられます。
（４）働き方改革にも役立つ
Power Platformの連携機能をうまく活用することで、1回の入力でさまざまなシステムにデータを反映させたり、データを転記することなくスピーディーに分析したりできます。二重入力や入力チェックの手間を省ければ、業務の品質を維持したまま勤務時間の削減を図る事ができ、働き方改革に役立つ点も、大きなメリットといえるでしょう。
まずは試用し、効果を実感する事がおすすめ。業務の削減時間やコストの見積もりも
Power Platformの導入を成功させるためには、まず便利さを実感することが重要です。そのため、Microsoftは試用サービスを用意しています。「こんなことをしてみたい」などの業務改善項目をリストアップした上で、対応するサービスを使ってみましょう。
試用後にどれだけ業務が改善したか、時間やコストを計算し、社内調整を行うことがおすすめです。客観的な根拠があれば、導入もしやすいもの。試用サービスを十二分に活用し、貴社の業務改善にお役立てください。
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