Microsoft Dynamics 365 「プロジェクトサービスの自動化」導入のメリット

当社が1月から導入サービスを開始しました、SaaS型クラウドソリューションのMicrosoft Dynamics 365 「プロジェクトサービスの自動化」で解決できる課題についてご紹介します。

プロジェクトサービス企業における課題

当社はプロジェクトサービス企業（IT、建設、広告、コンサルティング、仕業）中心にシステム導入を行っておりますが、まずはプロジェクトサービス企業が共通で抱えられている悩みをご紹介します。

プロジェクトの状況が見えない

プロジェクトサービス企業では、プロジェクトの成果物の品質を確保して、計画通りのコストで納期通りにお客様に納品することが目的になります。そのためには、コスト、進捗、作業状況が数値的に常に確認できる状態にないと必要なアクションが打てません。しかし、多くの企業ではこれらを組織として体系的に管理する仕組みを構築するのは難しいのが現状です。今現在、プロジェクトはオンスケジュールか遅れているのか、コストは計画通りか計画通りでないのかを合理的な根拠をもって即答するのは非常に難しいです。

人材の状況が見えない

プロジェクトサービスの最大の特徴は、主に「人」がサービスを提供しているということです。つまり、人材のアサイン状況、稼働率を意識して把握する必要があります。どのプロジェクトに誰がアサインされているか、いつそのプロジェクトが終わり次のプロジェクトにアサインできそうか、無理な残業が続いていないかをリアルタイムに把握できる仕組みがある企業はまだまだ稀です。ある人は継続的な時間外労働が続いている一方で、稼働が空いている人がいるなど、人材のリース配分がうまくいっていないケースがあります。

各プロジェクトで固有の管理Excelシートが存在する

プロジェクトサービス企業の特徴として、良くも悪くもプロジェクトごとで動くため、プロジェクト固有の管理Excelシートが数多く存在します。こちらの問題点は、情報が点在してしまい、プロジェクト状況把握、人材把握のためにそれらをまとめる作業に稼働がとられてしまうことと、それらのExcelシートが常に更新されるため、リアルタイムでの状況把握が難しいということです。

Microsoft Dynamics 365 「プロジェクトサービスの自動化」導入のメリット

Microsoft Dynamics 365は、クラウド型の統合型CRMソリューションです。その中でプロジェクトサービスの自動化はプロジェクトサービス企業向けのCRMソリューションで、CRMの特徴である営業支援（SFA）に加えて、プロジェクト管理に特化した機能が提供されています。

プロジェクトの見える化

1つ目の特徴として、進捗、コストがダッシュボード、グラフによって「見える化」されます。コスト、進捗状況はメンバーが入力した作業時間をもとに計画と実績の乖離を確認することが可能です。また発生するプロジェクト経費についても契約と実績の乖離を確認することが可能です。作成したプロジェクト計画に従って、進捗およびコストが計画とどの程度乖離があるか視覚的かつ数値的に確認が可能です。

また、プロジェクトタスクごとにガントチャートで進捗とコストの確認が可能です。

人材の見える化

2つ目の特徴は、人材のアサイン状況についても一覧で表示させることです。プロジェクトにアサインする際に以下一覧から誰がいつどのプロジェクトで稼働しているかが一目瞭然です。また、稼働状況が一目でわかるため労働時間についても確認することができ、人材リソース配分を最適化することができます。それにより時間外労働の削減にもつながります。

統一したルールによる情報管理

3つ目の特徴は組織として統一されたルールで入力、管理することができ、プロジェクト報告時の資料作成や社内会議時間を削減し、お客様との仕様調整や課題対応など生産的な活動に集中することができます。プロジェクト固有のExcel管理をなくし、情報を一元的に管理することにより、意思決定に必要な情報を瞬時に把握することができます。

SaaSクラウドサービスとして提供

4つ目の特徴としてSaaSクラウドサービスとして提供されているため、必要十分なライセンスから導入が可能です。1ヵ月の無料お試しが利用できるため、使い勝手を十分に検討したうえで導入を決定することも可能です。また、モバイルからのアクセスも標準的に利用可能ですので、離れた拠点、移動時でも業務を行うことで生産性を向上させることにもつながります。

まとめ

いかがでしたでしょうか？現状、ほとんどのプロジェクトサービス企業がExcelで管理しているのが現状です。一方で管理目的の度にExcelシートが増えていき情報が点在してしまうのも事実です。Microsoft Dynamics 365 「プロジェクトサービスの自動化」でプロジェクト状況を見える化し、統一したルール化により、よりよいプロジェクト運営を検討してみてはいかがでしょうか？