営業支援システムと呼ばれるSFAは、近年多くの企業で導入が進んでいます。その一方で、Excelで営業に関する情報をまとめたり、営業日報や報告書を提出させたりする企業もまだまだあります。Excelは確かに便利なソフトですが、営業活動で使いこなす上ではさまざまな弱点もあることは見逃せません。
今回は、なぜ中堅・中小企業にSFAが必要か、またSFAを導入した場合のメリットについて説明していきます。中堅・中小企業でSFAの導入を検討している方や、なかなか上司を説得できる材料がなく困っているという方は、ぜひ参考にしてください。
そもそも、SFAとは何か？
SFAは「Sales Force Automation」の略で、日本語では営業支援システムと呼ばれています。その名の通り、営業担当者の負担を軽減することが目的のシステムです。また営業活動を可視化することで、より多くの情報に基づいて判断を下せる点もメリットにあげられます。
もっとも企業によっては、営業担当者を管理するシステムとして使っているところもあるかもしれません。しかし本来SFAは、効果的に営業活動を進めるためのシステムです。
・SFAには、多くの機能がある
ひとくちにSFAといっても、システムの内部はさまざまな機能の集合体です。代表的な機能として、以下のものがあげられます。
- 予実管理機能
- 他の営業担当者の進捗も一覧で確認でき、効率的な営業活動が可能（属人化の防止）
- 成約の可能性が高い顧客を識別し、表示できる
- 顧客の組織図をわかりやすく表示し、誰がキーパーソンか確認できる
- 必要な帳票をリアルタイムで作成できる
- 営業結果をダッシュボードで可視化し、指導に役立てられる
もちろん、営業活動に必須となる以下の機能も搭載しています。
- 営業日報や営業報告の機能
- 営業案件の管理
- 見積書、注文書、請求書の発行機能
- 製品や価格表
従って「SFAは営業日報とスケジュール管理ツール」と考えている方は、SFAが持つ機能の多くを活用していないことになります。IT化が進んだ現在、このような姿勢は営業成績の低下に直結しますから、ぜひ改めましょう。
なぜExcelは最適な方法といえないのか？
営業活動で最も使われているITツールは、Excelといわれています。Excelは見積書などの作成だけでなく、関数やピボットテーブルを使うことで、データ分析やグラフの作成もできます。Excelを使いこなすことで新しいITツールを覚えることなく、営業活動に便利なツールや帳票を作成できる点が強みです。何よりも、追加料金がかからない点が魅力です。
しかしこれからの営業活動では、Excelを使いこなすだけでは十分とはいえません。ここではExcelの弱点を3つ取り上げ、それぞれについて指摘していきます。
・報告書の種類が増えると入力すべきシートも増え、営業活動に割く時間が奪われる
営業の現場では上長の意向により、報告書の種類が増える場合も少なくありません。Excelで作られている場合は、報告書ごとにExcelシートが作られることも多いものです。このため報告書の種類が1つ増えることは入力フォーマットが1つ増えることにつながりますから、その分入力する手間と時間が増えることにつながります。
また各報告書のExcelファイルは、営業担当者それぞれで別々になっていることも多いものです。このため、報告書が増えるとチェックの手間も飛躍的に増加してしまいます。
Excelを使っている限り、報告書の種類が増えると入力箇所も増えることは避けられません。この結果、肝心の営業活動に割く時間が奪われ、営業成績の低下につながります。
Salesforceが公表した「第3回年次レポート」によると、日本国内の営業担当者が営業活動にかけている時間は、勤務時間全体の38％しかありません。また全体の4分の1は、営業データの手入力や見積書・提案書の作成などの事務作業が占めています。売上の源泉となるべき営業担当者が事務作業に多くの時間を割かざるを得ないという実態は、見過ごせないデメリットです。
・最新で正しいデータが共有されない
Excelで共有される情報は、あくまでも作成時の情報です。そのため作成後に起きた変化や、営業活動を行った結果は反映されません。また注意してファイル名をつけないと、どのファイルが最新かわからなくなる場合もあります。たとえ更新日時が最新であっても、内容が最新とは限りません。
またExcelはセルを保護しない限り、変更が簡単に行える点もデメリットにあげられます。例えばExcelなら、以下のような行為は他の報告書に影響を及ぼすことなく行えてしまいます。
- 報告書ごとに売上見込み金額や進捗状況を変え、営業担当者自身への叱責や不利益な査定を防ぐ
- 上長が書類を確認する過程で、「鉛筆をなめる」と呼ばれる、数字の改変を行う
いずれの場合でも、報告されるデータは事実と異なります。そのためExcelで管理されている限り、最新の正しいデータが共有されないリスクは少なくありません。
・成約の見込みは、営業担当者個人の感覚に依存する
商談の進捗状況をExcelファイルで管理している場合、成約の見込みがどの程度かを記録させることはできます。例えば成約の確度をパーセントで記入したり、ランクをプルダウンメニューで選ばせたりすることがあげられます。
一方で同じ状況でも、「成約の見込みがどの程度か」という点については営業担当者により感じ方が異なります。これは、入力する基準を営業部門内で統一していたとしても変わりありません。従って成約の見込みについては、営業担当者それぞれの感覚に大きく影響されてしまいます。
SFAの導入で得られるメリット
SFAを導入することで、これまでの営業管理では難しかったことも可能となります。ここではSFAを導入することで得られるメリットを5点取り上げ、それぞれについて解説します。
・営業初心者でも、失敗しない営業活動ができる
SFAには、営業担当者が行うべき次のステップを表示する機能がついています。また案件が成約する可能性はどれほどか、スコアを自動的に表示する機能もあります。
このため営業に慣れていない方でも次に何を行うべきかを確認でき、失敗しない営業活動につなげることができます。
・AIの活用により、多角的な分析と根拠のある予測を行える
Dynamics 365 for SalesなどのSFAでは、AIが活用されていることが特徴です。あなたが活動した情報を正確にSFAへ入力することで、営業上の課題を多角的に分析することが可能です。また成約の可能性も根拠をもって予測できます。
従って優先すべき課題への取り組みと注力すべき顧客の選択を適切に行えます。失注する理由の分析も行えるため、成約率の向上にもつながります。
・二重入力の手間をなくし、事務作業の工数と誤入力のリスクを減らす
SFAはExcelと異なり、入力画面でデータを入力すると、即座にすべてのデータや帳票に対して変更が反映される点が特徴です。各種帳票に反映される数字はその都度システム内で計算されますから、誤りを心配する必要がありません。
従ってSFAの導入により、あちこちのExcelシートへ同じ数字を入力する手間を省けます。入力画面を減らすことで、事務作業の工数と誤入力のリスクを減らすことが両立できます。
・クラウドならどこでも入力が可能となり、営業マンが営業活動に集中できる
近年ではDynamics 365 for Salesなど、クラウドを活用したSFAも広く活用されています。クラウドならデータそのものは社外のサーバーとなるため、インターネット回線があればどこからでも入力できる点がメリットとなります。
入力したデータは、営業部門なら誰でも確認が可能です。従ってデータの入力や印刷のためにいちいち帰社する必要がなくなり、本来の営業活動により多くの時間を割くことが可能となります。
・最新かつ正しい情報を共有し、迅速な意思決定が可能
SFAは1ヶ所入力すれば、すべての情報を更新することが可能です。このため忙しい営業担当者でも手軽に入力できるため、情報を最新に保てます。従って意思決定のスピードアップに役立ち、適切な対応により成約率のアップにつなげることが可能です。
またSFAのロジックは、営業担当者にとってはブラックボックスといえます。もし不用意に数字をいじると、売上の予測値が変わったり、他の帳票とつじつまが合わなくなったりするなど、予期せぬ影響を与えかねません。このためExcelのように上司が数字をいじることが難しくなり、情報を正しく保ちやすくなります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？SFAの活用により、効果的な営業活動が可能となります。従って成約率のアップに結び付き、営業成績のアップにもつながることが期待できます。もちろん営業担当者にとっても入力の負担が軽減され、どこでも入力できる点がメリットです。
現代ではクラウド化により、SFAも安価に導入することが可能です。中堅・中小企業の皆様も、この機会にSFAの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
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