日本では近年、複数の大規模災害が発生しています。加えて数年おきに国際的な感染症の蔓延も起きています。このような状況下で、ビジネスを確実に継続させていく上でクラウドシステムにはメリットがあり、本記事ではその点について、詳しく解説していきます。
災害がビジネスの継続に深刻な影響を与える理由
災害はさまざまな観点で、ビジネスの継続に深刻な影響を与えます。ここでは2つの観点から、どのような影響があるか考えていきます。
・自然災害によるオフィスの被災、および交通網の寸断
自然災害はオフィスなど、事業に必要な設備に重大な影響を与えてきました。2011年の東日本大震災では地震そのものによる建物への損傷や倒壊、津波による流出、工場の火災などが発生しています。また2018年の西日本豪雨や2019年の台風19号では、浸水による被害が多数発生しています。
加えて自然災害は交通網の寸断を引き起こし、人や物の往来を抑止します。東日本大震災では災害そのもののほか、計画停電により公共交通機関での移動が制限されました。西日本豪雨においても土砂の流出や崩壊などにより、人の移動だけでなく物流にも大きな影響が発生し、工場の生産にも影響が出ました。
・従業員の多くが感染症にかかることによる、業務の停滞
建物や設備に不具合がなく、生産や売上が順調であっても、業務継続が困難となるケースがあります。もし従業員の多くが感染症にかかった場合は、出勤自体ができない、または出勤しても持てる能力を十分に発揮できないといった事態に陥ります。この場合は業務の停滞を避けることができません。
災害時の事業継続には、クラウドシステムで何が出来るのか
ここまで解説したとおり、ビジネスにおいては災害によりさまざまな形で事業継続が阻まれるおそれがあります。クラウドシステムを利用することで、オフィスでの勤務が難しい場合でも事業を継続することが可能です。
それでは、クラウドシステムを導入すると何がよいのでしょうか。主な3つのポイントを取り上げ、解説していきます。
・従業員がどこにいても事業の継続が可能
クラウドシステムは、インターネットさえつながれば場所を選ばないことが大きなメリットです。たとえば自宅やコワーキングスペースで仕事を行い、業務を継続することが可能です。
今ではテレビ会議システムやビジネスチャットを用いて、離れた場所でもコミュニケーションを取ることが可能です。従ってパソコンを使って完結できる仕事であれば、従業員が出社可能かどうかにかかわらず、事業を継続できることは見逃せないメリットです。
ただし上記にあげた場所では、オフィス内のようにセキュリティが完備されていない場合が多いです。そのためコンピュータウイルスへの感染や、機密情報・個人情報を盗み見されるおそれもあります。企業を守るためにも、従業員一人一人がセキュリティへの意識を高めることが重要です。
・貴社の建物が被災しても、インターネットさえつながれば仕事ができる
災害では地震や台風、豪雨などにより、貴社の建物や設備に被害がおよぶ場合もあります。もし業務に必要なサーバーやデータが社内にあった場合は、災害による破損や水没によって二度と利用できなくなるおそれがあります。
加えて電力供給が断たれた場合は、サーバーの機器自体が無事でも使用を中断せざるを得ず、データへのアクセスが不可能となります。これを回避するには自家発電装置が必要です。無停電電源装置では一時的な電源供給しかできないため、何日も継続する停電には対応できません。
これに対してクラウドシステムの場合は、災害対策が万全なデータセンターに設備を配置しています。このため万が一の場合でも、インターネット回線さえつながれば通常と同様にデータにアクセスできます。特にMicrosoft Azureでは関東と関西にリージョンがあり、広範囲で大規模な災害が発生した場合でも事業の継続が可能です。
・クラウドシステムなら、大切なデータは厳重に管理され守られる
クラウドシステムを利用することは、貴社のデータを外部に預けることを意味します。もし情報が外部に流出すれば、貴社は何らミスを犯していないにも関わらず情報が漏えいしてしまい、被害を受けるだけでなく批判にさらされてしまいます。そのため、クラウドの利用に躊躇する経営者様もいるのではないでしょうか。
しかしクラウドシステムは社内でデータを保管するよりも、むしろ安全といえます。クラウドを運用するデータセンターでは、厳しいルールに基づいてセキュリティを確保しています。また災害への対策も万全ですから、貴社のデータは厳重に管理され守られます。
実績の豊富なサービスを利用することで、短期間での導入が可能
ビジネスに活用できるクラウドシステムにはさまざまなものがありますが、どのサービスを利用しても同じではありません。ビジネスを円滑に進めるには、よいクラウドシステムを選定し、活用することが重要です。この点で代表的なクラウドシステムは実績も豊富であるため、安心して利用しやすいといえるでしょう。
ここでは、ビジネスによく使われるクラウドシステムを取り上げていきます。
・コミュニケーションツール
クラウドシステムの利用において、ビジネスチャットなどのコミュニケーションツールは必須となりつつあります。メールと異なり会話の流れがわかりやすくなること、また多人数でのコミュニケーションを同時に行えるメリットがあります。コミュニケーションツールには、以下のものが代表的です。
- Slack
- チャットワーク
- Microsoft Teams
なかでもおすすめは、Microsoft Teams です。TeamsはOffice 365の1機能ですから、一般の方でもスムーズに使えることが特徴です。また文章やテレビ電話でコミュニケーションが取れる「ビジネスチャット」の機能もついていますので、Teamsを活用することでさまざまな情報を1つの画面にまとめ、効果的なコミュニケーションが取れます。
なお2020年3月9日より、Microsoft社はOffice 365 E1の6ヶ月間無料サービスを提供しています。ぜひこの機会に試用し、貴社に合うかどうかお試しください。
・ERPやCRMなど
いまや企業の事業に欠かせない業務システムにも、ERPやCRMなど、クラウドで活用できるサービスが多く提供されています。そのなかでも、Dynamics 365 の使用がおすすめです。Dynamics 365 は世界的な大企業をはじめ、さまざまな企業で活用されています。大企業から中小企業まで、さまざまな規模に対応できることも魅力です。
Dynamics 365 では、以下の業務に対応する機能を用意しています。
- 営業
- マーケティング
- 販売促進
- カスタマーサービス
- 経理、人事
- 生産管理、在庫管理
- プロジェクト管理
すべての業務で同じシステムを利用することで、業務間の連携がスムーズに進みます。また必要な機能を契約することで、コストの削減も可能です。
・ROITならサポート体制も充実
ROITではDynamics 365など、クラウドシステムの導入を取り扱っています。クラウドシステムの導入が初めてでも安心できるよう、以下のサービスを提供しています。
- Dynamics 365 を活用した業務改善などの「コンサルティングサービス」
- お客様のご要望にあわせて、Dynamics 365 を組み合わせて構築する「導入サービス」
- Dynamics 365 の導入後も安心して使い続けられる「保守運用サービス」
導入サービスでは、トライアル環境の構築や各種マスタサンプルの設定、導入時に多く行われる問い合わせへの対応も万全です。またOffice 365 や Microsoft Teams、Power BI との連携や、短期間での導入にも対応しています。
また「自社で使えるかどうか、確信が持てない」という企業様には、トライアル期間を使って試用することも可能です。ROITはこの期間に円滑に使用を始められるよう、専門家がサポートいたします。このように万全の体制を整えておりますので、ROITへのご依頼により安心してクラウドを使い始めることができます。
まとめ
災害はいつ起きるかわかりません。社内に重要な情報を保管するだけでは、災害が発生した際に事業継続が不可能になるおそれがあります。クラウドシステムを活用して安全な社外にデータを保管することで、万が一の際でも事業継続が可能となり、業績や雇用への悪影響を最低限におさえることが可能です。この機会に、ぜひクラウドシステムの活用をご検討ください。
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